Vaste inrichting: wanneer ontstaat een fiscale aanwezigheid in Nederland?

Als een onderneming in Nederland een vaste inrichting heeft, is deze inhoudingsplichtig voor de werknemers die daar werken en moet zich dan als werkgever aanmelden bij de Nederlandse Belastingdienst. Dat kan met het formulier Aanmelding Onderneming buitenland.

Als een belastingverdrag bepaalt dat een werknemer in Nederland belasting over het loon moet betalen, moet loonbelasting worden ingehouden.

Als de Europese verordening nr. 883/2004, een socialezekerheidsverdrag of nationale wetgeving bepaalt dat de werknemer sociaal verzekerd is in Nederland, moeten premie volksverzekeringen worden ingehouden inhouden, premies werknemersverzekeringen worden betaalt en de bijdrage Zorgverzekeringswet worden inhouden of de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet worden betaalt.

Wat is een vaste inrichting?

Een vaste inrichting is een bedrijfsruimte in Nederland die over voldoende faciliteiten beschikt om als een zelfstandige onderneming te kunnen functioneren. Vanuit die bedrijfsruimte worden goederen of diensten aan derden geleverd. Voorbeelden van een vaste inrichting zijn:

• winkel of andere vaste verkoopgelegenheid
• werkplaats of fabriek met kantoor

De volgende bedrijfsruimtes zijn geen vaste inrichting:

• opslagruimte
• goederendepot
• inrichting waar alleen maar ondersteunende activiteiten plaatsvinden zoals onderzoek, reclame of het verstrekken van inlichtingen
• vakantiewoning die voor verhuur is bestemd

Buitenlandse ondernemingen met een vaste inrichting in Nederland: registratie & verplichtingen

Zakendoen in Nederland vanuit het buitenland? Dit moet u weten

Bent u een buitenlandse ondernemer die zaken wil doen (of doet) in Nederland? Dan kan het nodig zijn om uw onderneming hier te registreren. De exacte verplichtingen hangen af van of u in Nederland een vaste inrichting heeft. Heeft u dat wel? Dan is registratie bij de Kamer van Koophandel (KVK) en de Belastingdienst vaak verplicht. Zonder vaste inrichting volstaat soms alleen registratie bij de Belastingdienst – hoewel u zich dan vrijwillig ook bij de KVK kunt inschrijven.

Wat is een vaste inrichting?

Een vaste inrichting is een fysieke locatie in Nederland van waaruit structureel commerciële activiteiten plaatsvinden. Deze ruimte moet voldoende zelfstandig opereren. Voorbeelden van een vaste inrichting zijn:

• Een winkel of showroom
• Een werkplaats, fabriek of kantoorruimte

Geen vaste inrichting zijn onder meer:

• Opslaglocaties of goederendepots
• Locaties waar alleen ondersteunende taken plaatsvinden (zoals marketing of research)
• Vakantiewoningen bedoeld voor verhuur

In dit artikel  gaan wij verder in op de kwalificatie als vaste inrichting. Soms is het onduidelijk of sprake is van een vaste inrichting. Contacteer ons dan om een analyse te laten uitvoeren.  

Registratie bij de Kamer van Koophandel (KVK)

Heeft uw onderneming een vestiging in Nederland? Dan moet u zich inschrijven in het Handelsregister van de KVK. Uw gegevens worden vervolgens automatisch gedeeld met de Belastingdienst. U registreert zich met de volgende formulieren:

• Formulier 6 – Inschrijving vestiging in Nederland
• Formulier 11 – Inschrijving bestuurders of commissarissen
• Formulier 13 – Inschrijving beheerder van de Nederlandse vestiging

Let op: de formulieren moeten in het Nederlands ingevuld en ondertekend worden. U mag Engelse versies als leidraad gebruiken, maar niet indienen.

Daarnaast zijn de volgende documenten vereist (in Nederlands, Engels, Duits of Frans):

• Recent (max. 1 maand oud) uittreksel uit het buitenlandse handelsregister
• Gecertificeerde kopie van de statuten
• Benoemingsakte van het bestuur

De KVK brengt inschrijfkosten in rekening. Meer informatie vindt u op de KVK-website of via het artikel Registratie van buitenlandse bedrijven.

Registratie bij de Belastingdienst

Heeft u géén vaste inrichting in Nederland, maar bent u wel btw-plichtig? Dan moet u zich alsnog registreren bij de Belastingdienst. Gebruik hiervoor het formulier Aanmelding Onderneming Buitenland. Met dit formulier kunt u zich aanmelden voor:

• Btw
• Vennootschapsbelasting (Vpb)
• Loonheffingen

Dit formulier vervangt eerdere losse formulieren en moet samen met de benodigde bijlagen per post verstuurd worden.

Heeft u wél werknemers in Nederland of levert u personeel aan Nederlandse klanten? Dan bent u verplicht om:

• Loonbelasting in te houden (indien er een belastingverdrag van toepassing is)
• Premies voor de volks- en werknemersverzekeringen te betalen (afhankelijk van het geldende sociale zekerheidsverdrag)
• Bijdragen voor de Zorgverzekeringswet in te houden of als werkgever te voldoen

Laat deze verplichtingen bij twijfel door ons analyseren om boetes, naheffingen en belastingrente te voorkomen.

Personeel leveren in Nederland? Let op de WAADI

Levert uw buitenlandse onderneming (bijvoorbeeld als uitzend- of payrollbedrijf) personeel in of naar Nederland, zonder vaste vestiging? Dan bent u verplicht dit te melden op het registratieformulier van de KVK. Dit geldt ook voor mobiele dienstverleners, zoals 06-bussen. Vergeet u dit te doen, dan riskeert u een forse boete.

Wilt u zeker weten dat een leverancier van personeel correct geregistreerd is? Gebruik dan de WAADI-check op de website van de KVK. Deze controle is gebaseerd op de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi).

Praktische informatie na registratie

Na uw registratie:

• Ontvangt u een KVK-nummer
• Krijgt uw rechtspersoon een RSIN-nummer
• Krijgt elke vestiging een uniek vestigingsnummer
• Wordt uw btw-nummer automatisch toegekend door de Belastingdienst

Let op dat u wijzigingen in bedrijfsgegevens, zoals adres, bestuurders of handelsnaam, binnen een week aan de KVK moet melden. Bij een overname krijgt de onderneming een nieuw KVK-nummer. Bij beëindiging van de activiteiten moet u zich uitschrijven bij de KVK. Dat kan schriftelijk of op afspraak.

Hulp nodig? Neem dan contact met ons op.

---