De Local File: Essentieel voor Transfer Pricing compliance

De Local File. In het huidige internationale belastingklimaat is transfer pricing documentatie geen administratieve formaliteit meer, maar een wettelijke verplichting. De Local File vormt de spil van deze verplichting en fungeert als specifiek bewijsmateriaal per land dat jouw grensoverschrijdende transacties met gelieerde partijen plaatsvinden tegen zakelijke voorwaarden.

Als jouw onderneming actief is in meerdere landen en gebruik maakt van interne verrekenprijzen, dan is het opstellen en bijwerken van een Local File essentieel om boetes en correcties te voorkomen. Belastingdiensten wereldwijd toetsen deze documentatie steeds strenger, onder meer op basis van de OECD BEPS Action 13-richtlijn (OESO).

Wat is een Local File?

De Local File maakt deel uit van de drieledige documentatiestructuur van de OESO: de Master File (groepsoverzicht), het Local File (jurisdictie specifiek) en het Country-by-Country Report (CBC). Terwijl het Master File inzicht biedt in het wereldwijde bedrijfsmodel, zoomt de Local File in op de concrete transacties die een specifieke jurisdictie raken.

Deze documentatie moet onder meer bevatten:

• Gedetailleerde beschrijvingen van materiële transacties tussen verbonden partijen
• Een functionele analyse van de betrokken entiteiten
• Uitleg over de toegepaste transfer pricing methode en onderbouwing
• Lokale financiële gegevens, allocatieschema’s en contractuele afspraken

Voor een formeel overzicht, zie de OECD Transfer Pricing Guidelines.

Wanneer is een Local File verplicht?

De verplichting om een Local File op te stellen geldt in Nederland voor ondernemingen die deel uitmaken van een multinationale groep met een geconsolideerde jaaromzet van ten minste €50 miljoen. Deze grens kan per jurisdictie verschillen, maar is gebaseerd op de OESO-richtlijnen en wordt in veel landen als wettelijke drempel gehanteerd.

Wat moet er in een Local File staan?

Een goed opgesteld Local File bevat onder andere:

1. Bedrijfsstructuur en bestuursinformatie
Denk aan organogrammen, vestigingslocaties van het management en de verdeling van verantwoordelijkheden binnen het concern.

2. Activiteiten en strategie
Beschrijf de lokale activiteiten, marktsituatie, strategische doelen en eventuele herstructureringen of overdrachten van immateriële activa.

3. Concurrentieanalyse
Benoem de belangrijkste concurrenten in de relevante markt en geografische regio. Deze analyse helpt bij het onderbouwen van de zakelijkheid van de gehanteerde prijzen.

4. Transactieoverzicht
Categoriseer alle relevante transacties (zoals diensten, goederen, leningen, royalty’s) en geef per categorie een zakelijke toelichting en financiële onderbouwing.

5. Functionele analyse
Geef per partij aan welke functies worden uitgevoerd, welke risico’s worden gedragen en welke activa worden gebruikt. Dit vormt de basis voor een zakelijke prijsstelling.

6. Methodekeuze en onderbouwing
Toon aan waarom een bepaalde transfer pricing methode is gekozen (bijv. TNMM, CUP) en onderbouw deze met relevante marktdata en vergelijkbare ondernemingen.

7. Juridische en financiële documentatie
Voeg intercompany-overeenkomsten en jaarrekeningen toe, evenals allocatieschema’s waarin kosten en opbrengsten per activiteit worden toegelicht.

Waarom tijdige en correcte documentatie telt

Belastingautoriteiten verwachten contemporaine documentatie: de Local File moet dus zijn opgesteld voor het indienen van de aangifte vennootschapsbelasting van het desbetreffende jaar. Dit waarborgt:

• Transparantie en controleerbaarheid van de gehanteerde verrekenprijzen
• Minder risico op correcties, geschillen en boetes
• Een sterke onderhandelingspositie bij fiscale controles

Een onvolledig of ondeugdelijk Local File kan leiden tot winstcorrecties, boetes of reputatieschade.

Onze dienstverlening

Wij helpen bedrijven met het opstellen én updaten de Local File, geheel conform de OESO-richtlijnen en lokale wetgeving. Onze diensten omvatten onder meer:

• Volledige samenstelling van de Local File
• Jaarlijkse updates bij wijzigingen in transacties of structuur
• Functionele analyses en benchmarkstudies
• Opstellen en controleren van intercompany-contracten
• Verwerken van financiële gegevens en toerekeningsmodellen
• Ondersteuning bij taalvereisten en indieningsdeadlines

Of het nu gaat om de eerste Local File of een actualisatie voor het nieuwe boekjaar, wij zorgen dat je documentatie op orde is.

Conclusie

De Local File is meer dan een verplicht onderdeel van transfer pricing compliance: het is een integraal instrument voor fiscale transparantie, risicoanalyse en interne beheersing. Voor multinationale ondernemingen met een geconsolideerde omzet vanaf €50 miljoen is het opstellen van deze documentatie wettelijk vereist, maar ook voor andere bedrijven biedt het waarde door structuur te brengen in het verrekenprijsbeleid en rapportageverantwoordelijkheden.

Wij ondersteunen organisaties bij het opstellen, actualiseren en beoordelen van Local Files, afgestemd op zowel internationale richtlijnen als lokale vereisten. Bij vragen kunt u gerust contact met ons op nemen.