De Master File en Transfer Pricing: verplichtingen, inhoud en strategisch belang

De Master File is een essentieel onderdeel van de transfer pricing-documentatieverplichting voor multinationale ondernemingen. De inhoudelijke vereisten zijn vastgelegd in BEPS Actie 13 van de OESO en zijn juridisch verankerd in Nederland in artikel 29g Vennootschapsbelasting. In deze blog gaan we in op de actuele inhoudsvereisten, de wettelijke grondslagen en het belang van een goed opgestelde Master File voor fiscale risicobeheersing en transparantie. De informatie is in lijn met de OESO-richtlijnen en nationale regelgeving, zoals opgenomen in BEPS Actie 13 en de implementatie daarvan in onder meer Nederland en andere EU-lidstaten.

Wat is een Master File?

De Master File maakt deel uit van het gestandaardiseerde drieledige documentatiekader dat voortkomt uit BEPS Actie 13:

1. Master File: groepsbrede informatie.
2. Local File: entiteitsspecifieke en transactiegerichte informatie.
3. Country-by-Country Report (CbCR): geconsolideerde, per land opgesplitste gegevens.

De Master File bevat informatie die relevant is voor de hele multinationale groep. Ze dient als achtergronddocument voor belastingautoriteiten om de wereldwijde structuur, activiteiten, verdeling van functies en de interne prijsstellingsaanpak van de groep te begrijpen.

Wanneer is een Master File verplicht?

In Nederland geldt een documentatieplicht voor de Master File als de geconsolideerde omzet van de groep ≥ €50 miljoen bedraagt. Deze drempel geldt op groepsniveau en volgt uit artikel 29g Vennootschapsbelasting. Andere landen hanteren vergelijkbare, soms strengere of soepelere drempels.

De documentatie moet beschikbaar zijn op het moment van het indienen van de aangifte vennootschapsbelasting en moet ‘contemporaneous’ zijn opgesteld, in lijn met de vereisten uit de OECD Transfer Pricing Guidelines. vennootschapsbelasting, en moet “contemporaneous” zijn opgesteld, wat betekent dat de onderbouwing actueel en tijdig moet zijn (meer over Transfer pricing in dit artikel).

Wat moet er in de Master File staan?

De inhoud van de Master File is vastgelegd in BEPS Actie 13 en wordt nader toegelicht door in het verrekenprijzenbesluit. Een correcte Master File bevat minstens de volgende vijf onderdelen:

1. Organisatiestructuur van de multinationale groep

• Juridische en aandeelhoudersstructuur.
• Geografische locatie van groepsentiteiten.

2. Beschrijving van de bedrijfsactiviteiten van de groep

• Sleutelfactoren voor winstgevendheid.
• Beschrijving van de supply chain van de vijf grootste producten of diensten (in omzet).
• Belangrijke serviceovereenkomsten binnen de groep (met kostentoerekeningsmethode).
• Hoofdmarkten per product/dienst.
• Functionele analyse van entiteiten die significante bijdrage leveren.
• Belangrijke reorganisaties, fusies, overnames of desinvesteringen.

3. Immateriële activa (intangibles)

• Strategie voor ontwikkeling, bescherming en exploitatie.
• Locatie van R&D-faciliteiten.
• Lijst van belangrijke immaterieel activa.
• Overzicht van licentieovereenkomsten, cost sharing en R&D-contracten.
• Transfer pricing-beleid inzake intangibles.
• Verschuiving van eigendomsrechten en vergoedingen.

4. Intragroepfinanciering

• Financieringsstructuur en transacties met externe partijen.
• Groepsentiteiten die optreden als financieel centrum.
• Transfer pricing-beleid voor intragroepfinanciering.

5. Financiële gegevens en belastingen

• Geconsolideerde jaarrekening.
• Lijst van bestaande unilaterale APA’s of andere internationale rulings inzake winstallocatie.

Strategisch belang van een Master File

Een goed opgestelde Master File biedt meerwaarde die verder gaat dan alleen voldoen aan wettelijke vereisten. Ten eerste is het een effectief middel voor fiscale risicobeheersing. Door de wereldwijde structuur, functies, activa en risicoverdeling helder en consistent vast te leggen, verklein je de kans op correcties, naheffingen of boetes bij een belastingcontrole.

Daarnaast draagt de Master File bij aan transparantie en reputatiebeheer. In een tijd waarin fiscale transparantie hoog op de agenda staat van toezichthouders en maatschappelijke stakeholders, fungeert een solide documentatie als bewijs van compliance met internationale normen, zoals het at arm’s length-beginsel.

De Master File speelt ook intern een belangrijke rol. Het helpt bij de coördinatie tussen groepsentiteiten, bijvoorbeeld doordat het document dwingt tot afstemming over de economische rolverdeling en prijsstellingsbeleid. Zo ontstaat een consistent verhaal richting zowel belastingautoriteiten als interne besluitvorming.

Tot slot biedt de Master File ook de noodzakelijke inhoudelijke basis voor de Local File (meer over de Local File in dit artikel). Lokale entiteiten bouwen hun transactieanalyse namelijk voort op de uitgangspunten die in de Master File zijn vastgelegd. Een zwakke of onvolledige Master File ondermijnt daarmee automatisch ook de kwaliteit en verdedigbaarheid van de lokale documentatie.

Veelgemaakte fouten en risico’s

Bij het opstellen van een Master File gaan organisaties regelmatig de mist in. Een van de meest voorkomende fouten is het opnemen van verouderde informatie. Omdat de Master File beschikbaar moet zijn op het moment van het indienen van de aangifte, is actualiteit essentieel. Beschrijvingen die niet meer overeenkomen met de operationele werkelijkheid kunnen tot vragen of correcties leiden van de belastingdienst.

Daarnaast wordt vaak een onvoldoende diepgaande functionele analyse opgenomen. Deze analyse moet per entiteit in kaart brengen welke functies worden uitgevoerd, welke risico’s worden gedragen en welke activa worden ingezet. Zonder deze analyse is het lastig om een verdedigbaar transfer pricing-beleid te onderbouwen.

Een ander risico is de inconsistentie tussen de Master File, de Local File en het Country-by-Country Report. Verschillen in cijfers, formuleringen of gehanteerde marges kunnen aanleiding geven tot diepgravende controles.

Tot slot wordt vaak gekozen voor te algemene bewoordingen. Beschrijvingen van activiteiten, intangibles of financieringsstructuren zonder kwantitatieve toelichting of referentie aan concrete overeenkomsten worden door belastingdiensten als ontoereikend beschouwd.

Advies en ondersteuning

Het opstellen van een juiste Master File vereist niet alleen kennis van internationale standaarden, maar ook ervaring met lokale vereisten en fiscale praktijk. Wij bieden ondersteuning bij het samenstellen en actualiseren van Master Files, inclusief het opstellen van functionele analyses, supply chain-beschrijvingen en het structureren van informatie over immateriële activa en financiering.

Daarnaast helpen wij bij het afstemmen van de documentatie op de Local File en het Country-by-Country Report, zodat er een consistent en verdedigbaar geheel ontstaat. Ook voeren we benchmarkanalyses uit om te toetsen of gehanteerde marges en transacties marktconform zijn.

Wij begeleiden ondernemingen ook in het gesprek met de belastingdienst, zowel bij vooroverleg als bij boekenonderzoek. Met onze ondersteuning zorg je dat de documentatie niet alleen aan de minimale eisen voldoet, maar ook standhoudt bij fiscale toetsing.