Vaste inrichting problematiek

Doe je als onderneming zaken over de grens, dan kan een belangrijk risico ontstaan: het andere land kan vinden dat je daar een vaste inrichting hebt. Als dat zo is, kan dat leiden tot winstbelasting in dat land, extra administratieve verplichtingen en soms ook loonheffingen of btw-gevolgen. Daarom is het cruciaal om vooraf te toetsen of jouw aanwezigheid, mensen en activiteiten in het buitenland al kwalificeren als vaste inrichting.

Wat is een vaste inrichting

In de praktijk gaat het om een duurzame bedrijfsaanwezigheid in een ander land waarmee je werkzaamheden geheel of gedeeltelijk uitvoert. Dat kan een fysieke locatie zijn, maar het kan ook ontstaan door de manier waarop mensen voor jouw onderneming werken in dat land. Het begrip en de exacte invulling verschillen per belastingverdrag en per situatie.

Wanneer het vaak misgaat

  • Je hebt een vaste werkplek in het buitenland, zoals een kantoor, werkplaats of vaste verkooplocatie
  • Je levert diensten in het buitenland met een structureel team of vaste bezetting
  • Je hebt iemand in het buitenland die structureel namens jou opereert richting klanten
  • Projecten lopen langer door dan gepland en worden feitelijk een vaste operatie
  • Hybride werken en thuiswerken over de grens wordt structureel en substantieel

Thuiswerken over de grens

Thuiswerken kan in sommige situaties leiden tot vaste inrichting discussie, omdat er dan een structurele werkplek in een ander land ontstaat. Dit is vooral relevant bij grenswerkers en hybride werkmodellen. In specifieke situaties zijn er praktische afspraken gemaakt om werkgevers duidelijkheid te geven, maar dit hangt af van de landencombinatie en de feiten.

Wat zijn meestal geen vaste inrichting situaties

  • Kortdurende, incidentele huur van een ruimte zonder duurzame aanwezigheid
  • Alleen opslag of een depot zonder kernactiviteiten
  • Alleen ondersteunende activiteiten zoals administratie, onderzoek, reclame of het verstrekken van inlichtingen

Gevolgen als er wel een vaste inrichting is

  • Mogelijke belastingplicht in het buitenland over een deel van de winst
  • Verplichting om winst toe te rekenen en te onderbouwen
  • Extra compliance, registratie en rapportage in het buitenland
  • Mogelijk effect op loonheffingen als er personeel in dat land werkt
  • Meer discussiegevoeligheid bij controle, vooral als feiten en documentatie niet kloppen

Zo helpt Taxzone Netherlands

  • Feitenanalyse: landen, werkzaamheden, contracten, rollen, werkplekken en duur
  • Risicoscan vaste inrichting en praktische uitleg van de gevolgen
  • Advies over inrichting: hoe je het risico beperkt en welke keuzes daarbij horen
  • Onderbouwing en dossiervorming voor audits en vragen
  • Afstemming met payroll en aangifte-aanpak waar nodig

Neem contact op

Wil je weten of jouw activiteiten in het buitenland vaste inrichting risico opleveren en hoe je dit slim en controle-proof inricht. Neem contact op met Taxzone Netherlands.

Contact opnemen

Bronnen