management fee: laat de juiste hoogte bepalen

Een management fee klinkt vaak eenvoudig. De holding verricht managementdiensten voor de werkmaatschappij en stuurt daarvoor een factuur. In de praktijk gaat het hier echter regelmatig mis. De hoogte van de management fee wordt te vaak gebaseerd op gevoel, op een oud percentage of op wat “gebruikelijk klinkt” binnen de onderneming. Dat is fiscaal riskant.

De echte vraag is niet óf er een management fee mag worden berekend. De echte vraag is: hoe hoog moet die management fee zijn om zakelijk verdedigbaar te zijn?

Dat is precies het punt waar veel ondernemers en groepen te snel aannames maken. Een management fee moet namelijk passen bij de werkelijk verrichte werkzaamheden, de verantwoordelijkheden, de gelopen risico’s en de waarde van de dienstverlening. Er bestaat dus geen universeel standaardpercentage dat altijd goed is. Het juiste bedrag vraagt om een inhoudelijke beoordeling.

Waarom de hoogte van de management fee belangrijk is

De management fee heeft direct invloed op de winstverdeling binnen de groep. Als de holding een management fee factureert aan de werkmaatschappij, dan dalen de kosten in de holding niet maar stijgen daar de opbrengsten, terwijl de werkmaatschappij juist een aftrekbare last opneemt als de fee zakelijk is. Daardoor kan de belastbare winst in de werkmaatschappij lager uitvallen.

Dat is vooral relevant als de werkmaatschappij winst maakt in het hoogste tarief van de vennootschapsbelasting. In 2026 geldt voor de vennootschapsbelasting een tarief van 19,0% tot en met € 200.000 en 25,8% over het meerdere. Als een zakelijk onderbouwde management fee de winst van de werkmaatschappij verlaagt in dat hogere segment, kan dat op het niveau van de werkmaatschappij dus aanzienlijk schelen. Voor elke extra aftrekbare euro boven die grens wordt de winst daar immers tegen 6,8% minder belast. Tegelijk betekent dit niet automatisch dat er op concernniveau altijd definitief belasting verdwijnt, omdat de opbrengst elders in de groep terugkomt. Juist daarom is een goede analyse essentieel.

Maar hier zit meteen de nuance die vaak ontbreekt in snelle online uitleg: de vraag is niet alleen of een fee fiscaal gunstig uitpakt, maar vooral of die fee zakelijk is. Een fiscaal voordeel zonder goede onderbouwing is kwetsbaar. De Belastingdienst kijkt uiteindelijk niet naar wat wenselijk was, maar naar wat verdedigbaar is op basis van de feiten en omstandigheden. Het arm’s-lengthbeginsel is daarvoor het uitgangspunt.

Hoe hoog moet een management fee zijn?

Een management fee hoort niet te worden vastgesteld op basis van een willekeurig percentage van de omzet of winst. Dat gebeurt in de praktijk wel, maar fiscaal is dat vaak te kort door de bocht. De juiste vergoeding hangt af van de feiten.

Denk bijvoorbeeld aan vragen als deze:

• Welke werkzaamheden verricht de holding? Gaat het om strategisch bestuur, financieel management, commerciële aansturing, HR-beslissingen, contractonderhandelingen of dagelijkse leiding?
• Wie draagt de verantwoordelijkheid? Ligt de feitelijke aansturing en besluitvorming echt bij de holding, of werkt de bestuurder in de praktijk vooral voor de werkmaatschappij zonder duidelijke afbakening?
• Welke risico’s en activa spelen een rol? Heeft de holding daadwerkelijk een rol met economische betekenis, of is de fee vooral administratief ingericht zonder inhoudelijke onderbouwing?
• Wat zouden onafhankelijke partijen afspreken? Dat is in de kern de fiscale toets. Bij gelieerde verhoudingen moet de prijs zakelijk zijn en aansluiten bij het arm’s-lengthbeginsel. Nederland heeft dit beginsel gecodificeerd in artikel 8b Wet VPB 1969 en het Verrekenprijsbesluit 2022 geeft nadere invulling aan de toepassing daarvan. Een management fee moet dus vergelijkbaar zijn met wat onafhankelijke partijen onder vergelijkbare omstandigheden zouden overeenkomen.

De juiste management fee is maatwerk

Een lage management fee kan onzakelijk zijn. Een te hoge management fee kan dat net zo goed zijn. Beide situaties kunnen vragen oproepen bij een controle.

Een te lage fee kan suggereren dat waardevolle managementactiviteiten feitelijk niet correct worden vergoed. Een te hoge fee kan erop wijzen dat winst kunstmatig wordt verschoven zonder voldoende zakelijke onderbouwing. In beide gevallen ontstaat discussie over de juiste winsttoerekening.

Daarom moet een management fee niet alleen “verdedigbaar klinken”, maar ook verdedigbaar zijn op papier én in de praktijk.

Welke onderbouwing heb je nodig voor een management fee?

Wie een management fee wil hanteren, doet er verstandig aan om minimaal de volgende elementen vast te leggen:

• Een duidelijke dienstverleningsovereenkomst: Leg vast welke diensten worden verricht, door wie, hoe vaak en met welke verantwoordelijkheden.
• Een feitelijke beschrijving van de werkzaamheden: Niet alleen algemene termen zoals “managementdiensten”, maar concreet: strategie, budgetbewaking, acquisitie, contractmanagement, personeel, governance, rapportage en besluitvorming.
• Een logische prijsbepaling: Bijvoorbeeld op basis van tijdsbesteding, verantwoordelijkheidsniveau, vergelijkbare beloningen of een andere methodiek die zakelijk verklaarbaar is.
• Consistentie in de administratie: De overeenkomst, facturatie, uren, notulen, e-mails en feitelijke aansturing moeten hetzelfde verhaal vertellen.

Juist hier zie je in de praktijk vaak het verschil tussen een goed onderbouwde fee en een fee die alleen op papier bestaat.

Hoe verhoudt de management fee zich tot het gebruikelijk loon?

Dit is een belangrijk punt. De management fee en het gebruikelijk loon zijn niet hetzelfde, maar ze raken elkaar in de praktijk wel degelijk.

Werk je via een holdingstructuur en verricht je als dga werkzaamheden voor de groep, dan speelt de gebruikelijkloonregeling. De Belastingdienst geeft aan dat het gebruikelijk loon minimaal het hoogste moet zijn van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking, het loon van de meestverdienende werknemer binnen de vennootschap of verbonden vennootschap, en in 2026 ten minste € 58.000.

In de praktijk geldt dat een grote, onverklaarbare afwijking tussen de fee, de werkzaamheden en de beloning van de dga een waarschuwingssignaal kan zijn. Als de holding een forse management fee factureert terwijl het loon en de onderbouwing daar totaal niet bij aansluiten, dan roept dat vragen op. Andersom geldt hetzelfde.

De management fee moet aansluiten bij de waarde van de diensten tussen vennootschappen en het niveau en de duur van de arbeid van de aanmerkelijkbelanghouder. Een goede structuur vraagt om samenhang.

Moet er btw op een management fee?

In veel gevallen wel. Het algemene btw-tarief is 21% voor diensten die niet zijn vrijgesteld en niet onder een ander tarief vallen. Managementdiensten vallen daar doorgaans onder. Er kan echter een andere uitkomst gelden als sprake is van een fiscale eenheid voor de btw. De Belastingdienst vermeldt dat binnen een fiscale eenheid geen btw wordt betaald over leveringen van goederen en diensten tussen de ondernemingen binnen die fiscale eenheid.

Ook dit onderdeel wordt in de praktijk geregeld onderschat. Een management fee kan dus niet alleen gevolgen hebben voor de vennootschapsbelasting, maar ook voor de btw-positie.

Veelgemaakte fouten bij het bepalen van een management fee

In de praktijk komen zien de de volgende veelvoorkomende fouten:

1. Een vast percentage gebruiken zonder analyse: Bijvoorbeeld 5% van de omzet of 10% van de winst, zonder onderbouwing waarom dat zakelijk zou zijn.
2. Geen managementovereenkomst opstellen: De managementovereenkomst dient in praktijk als basis voor de beoordeling van de zakelijkheid van de management fee
3. Geen onderscheid maken tussen aandeelhoudersrol en managementdiensten: Niet elke activiteit van een holding is automatisch een dienst die je kunt doorbelasten.
4. Het gebruikelijk loon negeren: De fee en de loonpositie van de dga moeten niet willekeurig langs elkaar heen lopen.
5. De btw vergeten: Vooral bij holdings en werkmaatschappijen zonder goed afgestemde btw-structuur kan dit onnodige discussie of cashflow-effecten geven.

Zorg dat het voorgaande goed is vastgelegd en onderzocht is.

Wanneer is het verstandig om de management fee te laten beoordelen?

Een beoordeling is onder meer verstandig als:

• de werkmaatschappij structureel winstgevend is
• de management fee al jaren niet opnieuw is bekeken
• de fee ooit “grofweg” is vastgesteld
• er meerdere vennootschappen in de groep zitten
• de dga veel verschillende rollen vervult
• de verhouding tussen fee, loon en winstverdeling scheef begint te lopen
• je discussie met de Belastingdienst wilt voorkomen in plaats van achteraf wilt repareren

Juist in deze situaties kan een goede beoordeling veel geld besparen en veel gedoe voorkomen.

Management fee laten beoordelen

De vraag “hoe hoog moet een management fee zijn?” heeft geen standaardantwoord. Wie online zoekt naar een vast percentage, zoekt eigenlijk naar schijnzekerheid. De juiste management fee volgt uit de feiten, de functie van de holding, de werkzaamheden, de risico’s, de documentatie en de samenhang met onder meer het gebruikelijk loon en de btw-positie.

Een goed afgestemde management fee kan de winst in de werkmaatschappij verlagen en daarmee, zeker in het 25,8%-tarief van de vennootschapsbelasting, financieel relevant zijn. Maar alleen als die fee ook echt zakelijk te onderbouwen is. Dáár zit de kern.

Wil je weten of jouw management fee verdedigbaar is, of wil je laten beoordelen hoe hoog die fee in jouw situatie zou moeten zijn? Neem dan contact met ons op.